Schlecht lesbare Belege

Um schlecht lesbare Belege in einem Dokumentenmanagement-System zu archivieren, sollten Sie die Scanqualität durch höhere Auflösung (mindestens 300 dpi, besser 600 dpi) und Schwarz-Weiß-Scans verbessern. Alternativ können Sie den Kontrast vor dem Scannen in einem Bildbearbeitungsprogramm erhöhen und nach dem Scanfehler korrigieren. Spezielle Beleg-Scanner-Apps können auch dabei helfen, die Scans zu optimieren und Daten automatisch zu erfassen. 

 

Vor dem Scannen

• Scanqualität: Wählen Sie eine möglichst hohe Auflösung (mindestens 300, besser 600 dpi) und scannen Sie in Schwarz-Weiß, falls die Belege nur eine geringe Farbunterscheidung benötigen.
• Kontrastanpassung: Verwenden Sie ein Bildbearbeitungsprogramm, um den Kontrast verblasster Tinte oder vergilbten Papiers zu erhöhen, bevor Sie scannen. 

 

Während und nach dem Scannen

• Beleg-Scanner-Apps: Nutzen Sie spezielle Apps wie CamScanner (in Verbindung zu BuchhaltungsButler), die eine gute Scanqualität mit automatischen Funktionen zur Beleg-Erkennung bieten.
• Korrektur: Wenn Sie Fehler entdecken, korrigieren Sie diese manuell in der Software, bevor Sie den Beleg endgültig speichern und versenden. 

 

Wichtige Hinweise

Rechtliche Anforderungen: Beachten Sie für die GoBD-konforme Digitalisierung die gesetzlichen Anforderungen. Hierzu zählt, dass die digitalen Dokumente eindeutig und vollständig sind.Schulung: Schulen Sie Mitarbeiter, um eine gleichbleibend hohe Qualität im Scanprozess zu gewährleisten.